フリーアドレスでテレビ会議・オンラインMTGの場所を確保する方法

■フリーアドレスのオフィスが増えている

近年、働き方改革の一環として、フリーアドレスを導入するオフィスが増えています。単純にコストを削減するだけでなく、社内の組織や立場を超えたコミュニケーションを活性化させることが目的です。席が決まっていないことで、他部署の人たちと会話が生まれ、新しいアイデアが生まれやすくなると期待されています。

■インサイドセールスと言われる手法からオンラインミーティングが増えている

フリーアドレスと同様に、最近注目されているのがインサイドセールスです。インサイドセールスとは、直接お客様のところへ訪問するのではなく、電話やEメールなどの手段を使って遠隔で営業を行う手法です。

その一番のメリットは移動に時間とコストがかからないことです。結果、より多くの顧客に商品の説明から提案まで行うことができるので、とくに単価が低く、顧客が多い商材の場合に取り入れられています。

またこれまでの営業では個人の営業スキルに依存しがちでしたが、顧客情報を管理してチームで対応ができるため、組織的な営業が可能となるのもメリットと言われています。

そのような理由でインサイドセールスを取り入れる企業が増えているのですが、それに伴ってオフィスでは顧客に説明・提案を行うためのオンラインミーティングも増えてきています。

インサイドセールス以外でも、複数拠点での会議などでお互いの移動時間削減のためにオンラインミーティングを活用する事例も増えてきているようです。

 ■フリーアドレスの場合、オンラインミーティングの場所確保が課題

以前に比べて、簡単にオンラインミーティングが実施できるサービスが増えたこともあって、活用事例が増加しているオンラインミーティング。

しかし、フリーアドレスを導入しているオフィスでは、このオンラインミーティングの場所で困っているところも多いようです。

フリーアドレスで仕事をしている場合、デスクの区切りがないことなどから、周囲の会話や雑音が気になることが多いことが言われています。

オンラインミーティングをすることで、周囲で働いている人たちの集中力が削がれてしまう可能性があるほか、守秘義務のある内容を話し合いたい時などにもオンラインミーティングの場所の確保が課題となっているのです。

■会議室を利用する

オンラインミーティングの場所確保の課題について、一番の解決方法としては会議室の利用があるでしょう。

ただし、それは会議室が足りない「会議室問題」になりがちなようです。いざ会議室を利用しようとすると、どこも予約でいっぱい。やっとの思いで確保したと思ったら、当日ほかの会議室を見るとなぜか空っぽ。そんな経験をされたことのある人は多いのではないでしょうか。予約のキャンセル忘れやとりあえず予約などで、せっかく用意した会議室が有効活用されないことは多いようです。

結果、社内の会議室だけでなく、社外の貸し会議室を利用するようなことになってしまうと、せっかくインサイドセールスを導入して社員の移動のコストを省いたと思ったのに、また余計な時間が取られてしまうなんてことにもなりかねません。

■電話、オンラインMTGブースを設置

なるべく社内で個室の会議室を用意できれば良いのですが、それが出来ない場合どうすれば良いのでしょうか。

その解決策の一つに、個室にこだわらず、電話やミーティング専用のスペースはここだと指定することです。

集中して仕事をしている社員から離れた場所に専用のスペースを設ければ、周囲の人たちも電話やミーティングをしているのでオープンな場所でも意外と気にならないようです。

ほか、オフィスに音楽を鳴らすことによって、打ち合わせの声が聞こえにくいようにするといった工夫を導入している企業もあります。

■現在では後から簡単に設置できる簡易的なブースも販売されている

このように近年、大抵の会議はオープンスペースで実施するという企業も増えてきているようですが、とはいえどうしても守秘が必要な会議や１on１ミーティングなどの個別面談などでは個室の会議室を利用したいものですよね。

個室のブースの設置は、施工を行うと大きな費用がかかりますが、最近では後から設置できるブースも販売されています。それがテレキューブです。

【テレキューブの紹介】 https://www.yamagishi-p.co.jp/lscena/telecube/

テレキューブはまるで電話ボックスのように、社内のあらゆる場所に設置ができるミニ個室です。

中にはテーブルとイスが設置されている上、防音対策もしっかりとなされているので、会議の内容が外にもれることもありません。

WEB会議や電話の商談で利用する１人用タイプのほか、個別面談用、小グループでの会議用と、2人用・４人用のサイズも用意されています。

買取ではなく1ヶ月、6ヶ月、12ヶ月の月額払いシステムもあるので、必要な時に必要な数だけ設置することができるのもメリットのひとつです。

このような仕組みも上手に活用して、快適に仕事ができるオフィスを作り上げてみてはいかがでしょうか。