フリーアドレスの課題、集中して作業できない問題の解決策

2020年4月8日フリーアドレス

モノが売れない時代と言われるようになり、最近では「モノ消費からコト消費へ」という言葉も多く聞かれるようになりました。

モノ消費とは商品やサービス自体を購入することですが、コト消費とは商品やサービスを利用した先の「経験」に価値を見出すということです。単純に機能性の高さだけでは、消費者に選ばれることが難しい世の中になってきました。

そのため、最近ではオフィスでの働き方も変化するようになりました。知識・作業型労働から思考型労働へと世の中が変化してきているのです。その中でイノベーションを起こすべく、労働環境の変革としてフリーアドレスを導入する企業が増えてきています。

フリーアドレスとは社員の席を固定せず、自由に席を決めることができます。

そのため、他部署の人間との会話も増え、新しいアイデアが生まれることが期待されています。

しかし、フリーアドレスは今までになかった新しい働き方のために、メリットもあると同時に様々な課題も生まれてきているようです。

例えば、せっかくフリーアドレスを導入したのにも関わらず、いつの間にか座る席が固定されてしまう。ミーティングをするために会議室を確保しなくてはならないのに会議室が空かないので会議ができない。個人の荷物を毎日移動させなくてはならないので、荷物が多い職種の人は移動のたびに大騒動になってしまう事も。

またフリーアドレスにすると会話は増えるけれども、その分集中して作業できなくなるとう課題も多くあるようです。

新しい働き方は個人の思考だけに頼らず、ブレインストーミングなど集合知を活用する思考型労働に向かっています。

とはいえ、ブレインストーミング前に個人でアイデアを考えたり、プレゼン資料を作成したりといった、何らかの個人でのアウトプットの仕事がなくなるわけではありません。

これらを作る際には、やはり集中して作業をする必要があります。あわせてオフィスにも、個人でアウトプットを行う際の、集中して作業できる環境を用意することが必要となってくるでしょう。

個人が集中して作業するための対応として、音楽をオフィスに流す、またはイヤホンで音楽を聞くことを許可するという仕組みを導入する企業も多いようです。

集中して作業をする場合、人の会話は気が散ってしまい、作業の妨げになってしまいますが、音楽は人の集中を阻害しないと言われており、逆に集中力を高める場合もあります。

オフィス全体に音楽をかける、イヤホンで音楽を聞きながらの作業を許可するなどで集中力アップがはかれます。オフィス全体の音楽はともかく、イヤホンでの音楽を許可するというのは見た目があまり良くないため、導入に抵抗がある企業も多いと思いますが、実際に試してみると意外なほど作業に集中できるでしょう。

集中して作業ができる個室を用意できれば一番良いのですが、なかなか簡単に用意はできません。

であれば、用途として集中して作業を行うスペースはここ、と指定するだけも効果があります。図書館のように周りも集中して作業している人ばかりであれば、お互いにそれほど気にはならないことが多いようです。

しかし、ホテルに缶詰になっている作家のように、個室でじっくりと作業するのが一番集中できるという声も多いことから、個室のブースの設置を検討する企業も多いことと思います。

個室のブースの設置は、施工を行うと大きな費用がかかりますが、最近では後から設置できるブースも販売されています。それがテレキューブです。

テレキューブはまるで電話ボックスのように、社内のあらゆる場所に設置ができるミニ個室です。中にはテーブルとイスが設置されている上、防音対策もしっかりとなされているので、外の声が聞こえてきて集中できないということもありません。

WEB会議や電話の商談にも利用できる１人用タイプのほか、個別面談用、小グループでの会議用とサイズも2人用・４人様と様々に用意されています。

買取ではなく1ヶ月、6ヶ月、12ヶ月の月額払いシステムもあるので、必要な時に必要な数だけ設置することができるのもメリットのひとつです。

このような仕組みも上手に活用して、社員が集中して仕事ができるオフィスを作り上げてみてはいかがでしょうか。