働き方改革の中、オフィスの在り方も変化、必要な機能とは
バブル崩壊から「失われた30年」が過ぎた日本では、少子高齢化や労働生産性の低下、長時間労働などの、今まで見過ごされていた課題が大きく可視化されるようになってきました。多くの企業で働き方改革が行われていますが、現場に負担がかかることも多く、形だけの取り組みに終わる例も多々みられます。
一方、働き方改革に成功している事例を見ると、ただ単に現場の努力に任せるだけでなく、オフィスの在り方を変える工夫が行われています。
■働き方改革の中、オフィスの在り方も変化
2018年に働き方改革関連法が施行され、国内での働き方が変化してきました。
それに合わせてオフィスの在り方も従来の役割とは異なる、役割・在り方があるはずだと議論が進んできました。
■働き方改革とは、働き方改革の現状
働き方改革とは、働く人々がそれぞれの事情に応じた多様な働き方を選択できる社会を、実現する改革です。
なぜ、このような改革が行われるようになったかというと、背景には大きく３つの問題があります。それは、少子高齢化・労働生産性の低下・長時間労働や過労死の問題です。労働人口を増やすために、女性や高齢者など働く意欲があってもさまざまな制限があって働くことができなかった人々が活躍できる環境を整えること、また少人数でも成果を上げ続ける体制をつくることが求められるようになりました。
働き方改革自体は、日本として全国的に取り組み始めたのが近年のため、現状としては幾つか事例が出てきている、多くの課題が見つかっている、そういったフェーズにあります。
そのなかでも、今回はオフィスに関連する変化をみていきましょう。
■オフィスに関連する変化のトレンド
働き方改革が叫ばれる中で、オフィスに対しても変化のトレンドが訪れています。
働き方改革の3つの柱に沿って、変化のトレンドと今後に必要な機能を考えて行きたいと思います。
○長時間労働の是正
長時間労働を是正するためには、休日出勤や残業の禁止、業務効率化、短時間勤務・フレックスタイム制度の導入などが行われています。
これらの取り組みに関してオフィスが出来る機能としては、定時終業時間に照明の明るさを下げる、ICT機器の強制電源オフ、オフィスの鍵をICT化して休日出勤を禁止させるなどが考えられます。
ただ施策として最初に極端に行ってしまうと、従業員からいい印象を持たれない可能性があります。徐々に程度を変えていくことでスムーズな導入が可能です
また、業務自動化ツールの活用などによって、業務を効率化することも重要です。
仕事の量が変わらないのに、単純に休日出勤や残業を禁止してしまうと、どこかに無理が生じてしまいます。社員一人一人の労働生産性向上を支援するツールの導入がポイントとなるでしょう。
○正規、非正規の格差解消
正社員と非正規従業員の、待遇や賃金の格差は大きな問題です。もともと非正規従業員としての働き方は、高いスキルを持った人材の多様な働き方を促進する手段だったはずが、低賃金ですぐに解雇できる都合のよい人材として扱われるようになったことが問題となりました。そのため現在では、非正規従業員の有給休暇の取得推進などの待遇改善や、非正規からの正社員採用などの動きが進んでいます。
オフィスレイアウトからできることとしては、フリーアドレスを導入するなど、あまり正規・非正規の区分けを感じないオフィス設計にすることで、潜在的な意識からアプローチすることが可能です。
正規・非正規の問題は、制度的な話だけではありません。構成しているステークホルダーの方々が、心のなかで無意識に違うものと捉えている所から格差が生まれている場合があります。
オフィスレイアウトを利用することで、制度による改善とは異なったアプローチが可能です。
○多様な働き方の実現
フレックスタイム・時短勤務・リモートワークなど、多様な働き方を実現するには、オフィスレイアウトも重要です。
リモートワーカーと社内にいる社員だけでなく、社内にいる社員同士でも勤務時間が人によって異なることによって、コミュニケーションが減っていることが問題となっています。
他部署間のコミュニケーションの促進こそが、労働生産性を向上させるイノベーションを起こす源泉だと考えられています。このような状況が続けば、社内でイノベーションが起きなくなってくる可能性があります。
オフィスのフリーアドレス化やコミュニケーションスペースの導入などで、積極的にコミュニケーションがとれるようにするほか、SNSやチャット、ウェブ会議などの仕組みやグループウェア、社員の位置情報を可視化するシステムなどのICTツールの導入も効果的でしょう。
社員が自主的に動くのを待つのではなく、コミュニケーションが自然に生まれやすいオフィス設計が必要です。
人間は環境の産物とも言われます。オフィスの在り方を変えることで、社員の在り方は自然と変化します。オフィスを改善することで、優秀な人材の採用・定着や生産性向上を図っていきましょう。
