職場のコミュニケーションを改善することが働き方改革に繋がる理由
職場のコミュニケーションは、働き方改革において重要なポイントです。働き方改革は「出勤時間や残業、ワークライフバランスを改革するのでは？」と考えがちですが、職場のコミュニケーションを改善することも、働き方改革に有効だと言えます。それはなぜでしょうか？
ここでは、コミュニケーションの改善が働き方改革を推進する理由や、具体的なコミュニケーション活性化の方法についてご紹介します。
なぜコミュニケーション改善が働き方改革に繋がるのか？
コミュニケーション改善と働き方改革は、一見、何の繋がりもないように思えます。この2つが繋がっている理由について見てみましょう。
働き方改革ではコミュニケーションが容易な環境が必須
働き方改革では、少子高齢化による人材不足を解消することが目的の1つです。そのため、フレックス勤務やテレワークといった、多様な働き方が推奨されています。
これまでフルタイムで、定時勤務であった雇用形態が、時間によって社員が入れ替わるスタイルへと変化するケースもあるでしょう。遠隔地にいる社員と、チャットツールなどを通じて連絡を取り合うケースもあるはず。これまで担当が固定されていた業務について、全体で共有して処理をしたり、時短勤務者へ引き継いだりする機会も増えると予想されます。
こういった働き方をスムーズに実現するためには、コミュニケーションを密にする必要があるのです。
個々のワークライフバランスを重視する
社員によっては、出産や育児、家族の介護など、さまざまな理由を抱えた人がいます。「短い時間しか勤務できない」「毎日出社するのが難しい」といった理由もあれば、「もっと働きたい」と考えている人もいるかもしれません。
そういった個々の事情を加味し、適材適所に人員を配置するためには、コミュニケーションがとても重要です。個別面談はもちろん、社員同士の相互理解も必要となります。
導入前からコミュニケーションを増やす必要がある
これまでの働き方と比べて、改革する点が多ければ多いほど、社員への事前周知や丁寧な説明が必要です。たとえば、高度な業務に従事できる社員には、ルーティンな業務から手を放してより高度な業務に専念させる場合もあるでしょう。拘束時間の長い業務なら、マニュアル化して全体で共有するなど、仕事のやり方自体を変更するケースもあるかもしれません。
「何が改善できて何ができないのか」「本当に改善できないのか」といった細かなコミュニケーションが取れれば、社内全体が自然と働き方改革の方向へ進んでいくでしょう。
代表的な職場のコミュニケーションの問題
次に、職場でよく聞かれる代表的なコミュニケーションの問題には、以下のようなものがあります。
部門間のコミュニケーション
「営業部門と経理部門」「開発部門と製造部門」「企画部門と店舗販売」など、別部門とのコミュニケーションがうまく機能していない会社は多いものです。お互いに思いやりを持って業務にあたっていても、当事者からすると、ちょっとズレていることもあります。
「これはやらなくていいから、ここをやって欲しいのにな……」といった要望を隠したまま、働いているケースもあるでしょう。
このようなコミュニケーション不全は、個々の業務に無意味な時間を増やす原因となります。無駄な作業を長時間行うことで、作業効率の低下を招いている可能性があるかもしれません。
役職間のコミュニケーション
「部下から上司には意見しにくい」「部下の話を聞きたいが、本音を話してくれない気がする」など、上下関係の中でのコミュニケーション問題もよく聞かれます。
ハラスメント的な問題が隠れていなければ、役職者と部下のデスクの位置や、閉鎖された会議室などに問題があるかもしれません。トップダウンの体質は、社員の自主性を奪うことにも繋がります。これらも改善したい重要な課題の1つと言えるでしょう。
同じ部門間でのコミュニケーション
「同じ作業をしているのに、なぜ待遇に差があるのか」「自分は長時間で、なぜあの人は時短なのか」といった疑問は、不満へと変わりやすいものです。
個々の家庭環境や事情を理解し、協力して業務にあたることはとても大切です。業務効率化の向上はもちろんですが、同僚間のコミュニケーションは、社内の雰囲気を大きく左右するでしょう。
職場のコミュニケーションを活性化させる方法
職場のコミュニケーションを活性化させるためには、どのような方法があるのでしょうか。
話しやすい空間の提供
部門ごとにデスクを分けたり、役職者と支配関係にあるデスクの配置を廃止すると、話しやすい空間が生まれます。オフィスのレイアウトを変更するだけで、コミュニケーションが活性化するケースは多く、代表的な事例としてフリーアドレスの導入が挙げられます。
ITツールの活用
離れた場所で勤務する社員や、テレワーク・在宅勤務、フレックス勤務を導入する場合、ITツールの活用は必須となります。
チャットツールやTV会議、タブレットによる情報共有などは、連絡や確認が容易となるだけでなく、データとして保存できるメリットもあります。オフィスのフリーアドレス化と併せることで、ペーパーレス化も進むでしょう。
まとめ
職場のコミュニケーション改善は、働き方改革の推進だけでなく、業務効率向上や社内の雰囲気を左右します。社員が長く快適に働ける環境づくりは、経営者の苦悩を大きく助けることとなるでしょう。
