働き方改革で生産性向上を目指すための業務効率化の手法

働き方改革では「少子化、高齢化の対策」「一億総活躍社会」といったスローガンが提唱されています。こういった目的だけでなく、会社にとって働き方改革の実施は生産性の向上、人材の持つ能力の最大限活用といったメリットもあります。

ここでは業務効率化による生産性向上の効果や、働き方改革によって生産性を向上させるための手法について解説します。

業務効率化による生産性向上の効果

・生産性は多角的に向上できるが、リスクもある

生産性の向上を目的とするなら、業務効率化以外の方法でも生産性を上げることは可能です。例えば取引先または関連会社の業務拡大や、事業方針の変更などによって自社の生産性が連鎖的に向上する場合です。またM&Aの手法などを用いた組織再編によって生産性が向上する場合もあるでしょう。

しかし、取引先の変化によって得られる効果は限定的かつ偶発的です。組織再編についても、失敗のリスクは存在します。

・業務効率化は生産性向上に貢献する手法

できるだけリスクを取らず、生産性向上に貢献する手法の1つが業務効率化です。業務効率化とは、同じ時間とコスト内で従来よりも大きな成果を上げられる、または1つの業務にかかる時間とコストの削減を達成することを指します。社員が、各自の業務を効率的に遂行することにより、業務効率化が可能となります。業務の効率化は会社にとって有益であるだけでなく、社員の持つ能力を最大限活かすことができます。

生産性を向上させる業務効率化の手法

業務の効率化を進めていくためには、働き方改革に合わせるかたちで社内環境や規定の整備といったオフィス改革を行うことが重要だといえるでしょう。

オフィス改革における業務効率化の具体的な手法について、生産性向上の観点からいくつか挙げてみましょう。

・ペーパーレス

社内のペーパーレス化は、パソコンで作成し保存している書類を更に印刷、送付するという二度手間を解消します。コピー取り、ファイリングといった業務の削減にもなるでしょう。後述の各種クラウドツールなどと併せて電子書類を共有することも、検索や確認にかける時間短縮に貢献するでしょう。

さらにインク代や用紙代、保管時に必要な文具代の節約にもなり、ほかにも保管スペースを削減できるなど、さまざまなメリットがあります。ペーパーレス化を推進することによってオフィス内に空間を生み出し、フリーアドレスやリフレッシュスペースを配置することも可能です。

・ICTの活用

ICTとは” Information and Communication Technology“の略称で、情報通信技術の総称です。社内の生産性を向上させるための業務効率化手法として、近年ICTが活用されています。具体例としては、タブレットやスマートフォンを導入したモバイルワーク、SNSやチャットツール、web会議など、多岐に渡ります。このように、インターネットを介したコミュニケーションにより社員のコミュニケーションが活性化し、業務をスムーズに進めることが期待できます。

・各種クラウドツールの活用

クラウドツールとは、従来社内サーバーにアクセスしなければチェックできない資料や書類について、webのクラウド上へアップロードすることにより、いつでも、どこからでもアクセスを可能にできるツールを指します。書類や写真、音声など多様なデータのクラウド化が可能で、閲覧や編集といったセキュリティ変更も自由に設定することができます。

クラウドツールを利用すれば、業務によっては在宅や遠方の都道府県のみならず、海外在住の社員でも出社時と変わりない作業と情報共有が実現します。

・テレワークの導入

疾病や障害で通勤が困難な人や、遠方在住で毎日の出社ができないという人がいます。能力があるにもかかわらず、育児や出産、介護などで長時間の外出が難しい人も増えてきています。テレワークでは「通勤」という条件をなくし、場所や時間にとらわれずに働くことで会社に必要な能力を提供してもらうことができます。

テレワーク導入の際は「出社しないのだから」と同じ業務を安い賃金に設定するよりも、家庭の事情で出社はできないが、能力のある人の力を借りるという前提での導入が望ましいでしょう。たとえテレワークであっても、過酷な労働条件は生産性向上の妨げとなります。将来的に復帰する可能性のある人材が他社へ流出するリスク回避にもなるでしょう。

生産性を向上させる手段はさまざまなものがありますが、リスクを取らず、会社と社員がwin-winとなる業務効率化による生産性向上は、会社にとって最上の手段であるともいえます。まずは社員の働く環境を整えるオフィス改革に取組み、業務効率化を進めていきましょう。