働き方改革はオフィス改革！社員が働きやすいオフィス環境を構築するには？
働き方改革とは、これまでの働き方の改革であり、ひいては企業、オフィスや事務所など、社内全体の改革であるともいえます。業務の効率化、最適化には多くの場合、オフィス空間やレイアウト、作業方法の変更を伴います。
ここでは、働き方改革はオフィス改革であるといえる理由や、具体的なオフィス環境改善の方法について解説します。
働き方改革＝オフィス改革だといえる理由
働き方改革がオフィス改革であるといえる理由には、以下のような点が挙げられます。
・総務省も取り組むオフィス改革
従来の働き方を見直す働き方改革と共に、新しい働き方にフィットしたオフィス改革を行う「働き方とオフィス、両方セットの改革」は、総務省でも推進されている取り組みです。
決められた時間に、限られた部署間のみのコミュニケーションに終始していたり、上下関係や雇用形態の圧迫にさらされたりする可能性のあるオフィスでは「一億総活躍」という、働き方改革の目的に近づくことは難しいかもしれません。
・オフィス改革の結果として働き方改革につながるケースも
働き方改革について従業員への理解を深めるにあたり、オフィス改革主導による推進が功を奏するケースもあります。
働き方改革には、少子高齢化による人手不足の対策だけでなく、フレキシブルな業務体制を整えることで従業員のリフレッシュメントや創造性、モチベーションを上げる目的もあります。働く空間を快適な環境に整えることで社内のリフレッシュやストレス軽減を図り、業務効率と生産性を向上させることは、オフィス改革で期待できる効果でもあるでしょう。
オフィス改革の具体例
次に、オフィス改革における具体的な例についていくつか挙げてみましょう。
・テレワークの導入
働き方改革でも推奨されているテレワークは、オフィスに出勤することなく、自宅や外部からの業務が可能な働き方を指します。
テレワークが可能な業務は、ITやエンジニア部門などに限られているようにイメージしがちです。しかし、実際にはメール対応によるカスタマーサービスや伝票処理、ビジネス文書作成などの事務的業務、営業でのTV会議と、多岐に渡ります。ウェブを介したメッセージ機能などのツールを利用したサテライトオフィス勤務といった選択肢もあるでしょう。
なお、厚生労働省のさだめる一定条件を満たしたテレワークの導入は、助成金の対象ともなっています。
・フリーアドレス化
オフィス内のフリーアドレス化も、働き方改革を促進する取り組みとして国から推奨されています。フリーアドレスとは、事務所内に個人のデスクを配置せず、出社時間や状況に応じて、自由な場所で仕事ができるようレイアウトされたオフィス空間を指します。
フリーアドレス化することにより、今まで接点の少なかった部所の社員同士の交流が増えたり、席の移動による気分転換から業務効率の向上、アイデアや創造性などへの効果も見込まれます。フリーアドレス導入によって、テレワークやサテライト勤務の社員など、普段あまり出社しない社員も気兼ねなく社内業務に参加できます。後述するペーパーレス化の推進と併せて、ぜひ検討したいオフィス改革の1つです。
・ミーティングスペースの用意
オフィスにフリーアドレスを導入することで、社員同士のコミュニケーション活性化を図ることもできますが、部分的に導入したいのであれば、社内のオープン空間に小規模ミーティングスペースを配置するのも一案です。
事務所内に大型の会議室や個室しかなく、ちょっとしたミーティングの場所に困ることがあります。気軽な打ち合わせ感覚で利用でき、更にオープンスペースとすることで、繁忙期でも頻繁に短時間のミーティングを実施することが可能となります。
ミーティングにかける時間と規模の短縮によって決定までの時間を短縮し、残業や決定遂行の迅速化も期待できるでしょう。
・リフレッシュスペースの提供
業務の効率化、生産性向上においては、いかに集中して作業に取り組めるかが重要となります。仕事の合間に5～10分程度の休憩を取れるリフレッシュスペースをもうけることで、その後集中して作業できる環境を提供できます。
具体的には、気分転換にデスクを離れ、コーヒーやお茶などが飲めるスペースを配置します。リラックスできる環境を整えることは、社員のストレス軽減や健康経営にも好影響となります。
・ペーパーレス化の推進
ペーパーレス化の推進も、重要なオフィス改革の1つです。無用なコピー取りやファイリング、保管場所の確保といった無駄の原因となりやすい紙を廃止し、デジタル形式やウェブ上での共有化を進めることにより、テレワークやフリーアドレスのスムーズな導入が可能となります。
・マグネットスペースの用意
マグネットスペースとは、オフィス内に社員同士が交流を取りやすいレイアウトに配慮することにより、社内のコミュニケーション活性化をはかる目的のスペースです。フリーアドレスやリフレッシュスペース、オープンなミーティングスペースなどがその役割を果たす場合もあります。
オフィス改革とは、社員が働きやすく、快適で健康な精神状態で過ごせるような空間の提供でもあります。オフィス改革を積極的に行うことで、働き方改革の推進力につなげたいものです。
