働き方改革にフリーアドレス導入は有効か？効果と具体的な導入方法を解説
近年、働き方改革の一環として導入が増えているフリーアドレス。業務の効率アップやコミュニケーションの活性化といった観点からフリーアドレスを検討する企業も増えてきています。
フリーアドレスがなぜ働き方改革にとって効果的だといわれるのでしょうか。また、フリーアドレス導入によって、働き方や生産性はどう変わるのでしょう。
ここでは、フリーアドレスの概要と導入の効果に加え、導入までの具体的な方法について解説します。
フリーアドレスとは？
そもそも「フリーアドレス」とは、どのようなものなのでしょうか。
・個人のデスクを設けず、社員が自由に着席し業務を行うスタイル
フリーアドレスとは、事務所内において社員が個々のデスクを設けることなく、業務の状況や内容に応じて、空いているデスクに自由に着席して作業を行うスタイルのレイアウトのことです。
事務所全体が大きな会議室のように、または飲食店や図書館のようにデスクを配置し、社員は出勤時に空いているスペースを選んで業務にあたります。
・実は日本生まれのオフィススタイル
フリーアドレスの導入事例は外資やベンチャー、IT系といった企業主導で進んでいる印象を持たれがちですが、フリーアドレスは日本で生まれたレイアウトで、導入事例も1980年代後半からと、古くからあるオフィススタイルでもあります。
意外にも長い歴史を持つオフィスのフリーアドレス化は、働き方改革の推進に伴い、ペーパレス化と併せて内閣府がその効果について言及していることから、近年見直されるようになっているのです。
フリーアドレス導入の効果は？生産性はどう変わる？
オフィスにフリーアドレスを導入することによって得られる効果や、生産性への影響などについては、以下のようなメリットが挙げられます。
・部門やチームの枠を飛び越え、コミュニケーションが円滑に
フリーアドレスのオフィスでは、各自が状況に応じて自由な席で作業を行うため、別部門や別プロジェクトに携わる社員との交流が容易になります。複数の部門をまたぐような案件や、会議を重ねて決定する事項などについて、大幅な時間短縮も可能です。
・業務中のリフレッシュやストレス軽減に貢献
フリーアドレス化されたオフィスでは、事務的な印象よりもデザイン性を意識したレイアウトが多く取り入れられます。スタイリッシュで自由な空間の中で勤務することにより、閉鎖的な環境のオフィスよりもリフレッシュやストレス軽減につながりやすく、結果として社員の業務効率向上やアイデア、モチベーションアップなどが期待できます。
・フレックス制度やテレワークに対応
働き方改革で提唱されているフレックス制度やテレワークについても、フリーアドレス化で個々のデスクに流動性が出ることにより、スムーズな導入が可能です。「所定の場所に、所定の人物がいない」という環境をなくすことで、離れたデスクからの引継ぎ、代理対応といった負担も軽減できます。
・デジタルによる情報共有でペーパーレス化の促進も
個々のデスクを持たないフリーアドレスでは、各自に必要な書類やマニュアルはデジタルで保管したり、web上で共有した方が利便性が高まります。フリーアドレスによって、ペーパーレス化の推進も可能です。
フリーアドレスの導入方法
実際にフリーアドレスを導入する方法として、以下のような点を確認する必要があります。
・フリーアドレスと働き方改革についての理解、メリットの共有
オフィスのフリーアドレス化は、それまでの就業環境からの変化が大きいほどメリットも大きくなりますが、いきなり変更すると環境に対応できない社員が出るリスクもあります。
「自分の席がなくなる」「仕事がやりにくくなるのでは」といった不安を解消し、業務の効率化や生産性の向上、社員のリフレッシュやモチベーションアップが目的であることを事前に周知する必要があります。働き方改革の推進にも貢献するものであり、個々の状況に応じた就業を可能にするというメリットの共有も望まれます。
また、経理やセキュリティ部門など、業務の性質上フリーアドレス化が困難な一部の職種については従来通りとする、といった柔軟な対応も必要です。
・Wi-Fi環境の整備
フリーアドレス化には、自由に場所を行き来できるためのWi-Fi環境と、ノートパソコンの準備も欠かせません。比較的容易に提供できる環境であるため、フリーアドレス化の前段階で導入を検討するのもよいでしょう。
・私物を保管するロッカースペースの確保
フリーアドレス導入によって、引き出しやラックといった私物を入れるスペースをなくす代わりに、ロッカースペースをもうける必要が出てきます。
作業に負担が出ないよう、業務中でも利用しやすい場所へロッカーを配置し、共有する文具などを集約する共有のエリアも確保しましょう。
就業中のモチベーション向上や、業務効率化といった生産性アップに貢献するフリーアドレス化は、社員への理解周知とともに、真に効率的なレイアウトにしなければ導入の意義も半減してしまいます。導入に際してはフリーアドレス化に実績のある業者を選択することで、自社のオフィスに合った環境づくりが可能となります。
