働き方改革で会議の見直しと効率化を図る！無駄な会議を削減して時間を生み出す方法

2018年7月9日働き方改革

長時間労働の抑制や仕事の効率化を図るためには、会議の見直しは重要な課題の一つです。会議の時間や回数、人数などを見直すことで労働時間の短縮が期待できるからです。

会議の無駄を把握するために、事前に無駄な会議の特徴や効率化の方法を把握しておきましょう。

無駄な会議の特徴

長時間の会議は、無駄な話し合いなどが多くなっている可能性があります。以下に、無駄な会議の特徴を6つ、挙げてみました。

○1. 議題からそれてしまう

会議の途中で、過去の関連する事柄に話がそれたりすることがあります。話がそれてしまうと、数十分以上時間をロスすることもあります。

○2. 一部の人たちだけで議論が進む

会議の参加人数が多い場合は特に、会社組織の上部の人たちだけで話が進むことがあります。話している人以外は、会議後に経過や決定事項を知るのと変わらないため、貴重な人材を会議の時間分、無駄に使うことになってしまうのです。

○3. 会議の目的が明確でない

主題からすぐに論点がズレたり、結論がなかなか決まらなかったりすると、会議が長引きます。これは、会議の終了時間を明確に設定しない場合に起こりがちです。

○4. 必要のない会議がある

会社によっては、週や月ごとの会議の回数にノルマが設けられていることがあります。社員はノルマを達成するために、必要がなくても会議を開くことに時間を使ってしまうのです。特に、一定間隔で開催される定例会議がその典型です。特に大きな議題もないのに、定期的に惰性で開かれる会議は、それが本当に必要かどうか見直す必要があります。

○5. 話しても何も進捗しない

会議を行ってもはっきりとした進捗がなく、何回も同じ議題で会議をすると、仕事は効率よく進められません。会議の無駄を省くには、会議時間内で結論を出すか、もしくは少しでも結論に近づける必要があります。会議主催者や参加者にその意識が欠けていると、どれだけ話しても何も進捗せず、貴重な時間を無駄にしてしまいます。

○6.資料が多い会議

会議のために資料を作成することは大切です。しかし、資料作成に時間を取られ過ぎては、本当にすべき仕事がおろそかになってしまいます。事前に資料を多く作らなければいけない会議も無駄が多いといえるでしょう。

上記の6つの中に心当たりがある場合は、会議に大きな無駄がある可能性があるため、改善が求められます。

会議を効率化するルール

会議の効率化は、労働時間の削減に直結します。会議を効率化したことで浮いた時間を、本来すべき重要な業務に充てることができれば、企業の生産性も向上していきます。

そのため、会社や部署、プロジェクトグループごとに会議のルールを決めるのがおすすめです。効率化に最適なルールをいくつかご紹介しましょう。

○参加人数を最小限に絞る

会議に参加する人数が増えると、意見が多様化しすぎてしまい、良い結果が生まれにくくなります。そのため、議題に必要な最小限の人員で会議を行うことが大切です。目安としては、4人〜6人ほどが適正な人数。どれだけ多くても、参加者の人数は最大10人以下に抑えましょう。

○形式ばった資料を作らない

形式ばった資料は、見栄えを良くすることを重視するあまり、作成するのに無駄な工数・時間が発生します。また、「どう見せるか」という部分にこだわりすぎて、肝心の資料の中身が薄くなってしまい、「何を伝えたいのか」が不明瞭になるという問題点もあります。

会議資料は、形式にこだわりすぎる必要はありません（少なくとも、社内会議においては）。必要最小限の内容がシンプルにまとまっていれば十分です。

そのほうが、議論すべき内容と議題が明確に見えやすく、意見の交換が活発に行えます。資料作成の時間も短縮できるため、仕事の効率化が図れるでしょう。

○会議に上下関係を持ち込まない

会議の決議が出にくい、あるいは議論が進まない原因の一つに、「上司の発言力（影響力）が強すぎる」、ということがあります。そのような状況では、「下の立場の社員はだれも意見を言えない」「上司の意見に対して反論できない」といった問題が発生します。

会議をする人員は、できるかぎりフラットな関係にすることが大切です。そのために重要な役割を持つのが、会議の進行役。進行役の社員が、会議の参加メンバー全員に平等に意見を求めていくような工夫を行えば、発言力の強い人間だけが話し続ける問題を解消できます。

○大きな議題は細かく議題を分ける

プロジェクトの規模が大きい場合は結論が出にくいため、ロットを細かく分けて一つずつ会議を行い、決議をしていきます。一つずつ解決していくことで、大きなプロジェクトでも計画通り進めやすくなるでしょう。

○細かい時間設定をして厳守する

会議時間を長くとらず、必要と思われる時間だけスケジュールに入れ、時間厳守を心がけましょう。時間内に決議を出す意識を持つことで、有益で濃密な会議を行えます。

○意思決定を会議に求めない

上司の決定を待っていると、会議が伸びてしまう可能性があります。会議は参加者で意見を出し合う場です。必ず会議に結果を求める風習があると、会議が長引いてしまう可能性があるため、体勢を変える必要があります。

会議の頻度、時間を削減するには

会議はルールを決めること以外にも、時間を短縮する方法があります。時間短縮に活用できるアイテムやアイデアをご紹介しましょう。

○ストップウォッチや時計を活用する

時間を管理するアイテムを活用することで、会議時間をコントロールしやすくなります。見えやすい場所に時計を置いたり、ストップウォッチを活用して発言時間を管理することで、会議時間の短縮が期待できるでしょう。

○会議室やオフィスをオープンスタイルにする

極端な例とも感じますが、会議室をなくした会社もあります。会議室がないことで、部屋の予約などの手間がなくなり、効率よくミーティングをすることが可能になることも。オープンスタイルやフリーアドレスを採用すれば、簡単な相談や報告、情報共有ならわざわざ会議を開かなくても、その場で気軽にコミュニケーションを図れます。

○ITを活用する

クラウドやメールの活用で、会議の情報を事前にいつでも確認することができます。情報の共有によって、ペーパーレス化や会議時間の短縮ができるでしょう。

また、映像通信を利用することで、場所や時間を気にせず会議を行えます。ITの活用によって、会議開催までの時間短縮を見込めるでしょう。

仕事場の改良やITを活用し、社員同士のコミュニケーションや情報共有の場を作ることで、会議を改善することが期待できます。