【導入事例付】オフィスをペーパーレス化するメリット・デメリット
ペーパーレス化が進んでいる昨今ですが、未だに多くのオフィスでは資料やメモなど、膨大な数の紙が使われているという現状もあります。今回は、弊社でのペーパーレス化の事例をご紹介した上で、オフィスをペーパーレス化するメリット・デメリットをご紹介します。
山岸製作所のペーパーレス化の事例
弊社で行っているペーパーレス化の代表的な事例は2つです。
ひとつはタブレットPCを全員に支給すること。もうひとつは、ICT（情報通信技術）を活用したコミュニケーションです。
■タブレットPCを全員に支給
ペーパーレス化を進めるにあたって、重要なアイテムとして注目されているタブレット端末。弊社では、タブレットPCを全社員に支給しています。
どこにいても資料を閲覧・編集・共有できるなど、仕事の効率化という面でも導入するメリットが多いです。紙の資料を使わず、PDFファイルなどの電子データによってミーティング・会議を行うことができるという面でも利便性が高いです。
■ICT（情報通信技術）を活用したコミュニケーション
社員同士の情報伝達においては、従来は紙の資料を用いることが必須とも言えましたが、弊社ではICTを活用することでペーパーレス化を図っています。山岸製作所の基本的なポリシーは「今ある紙の量を増やさないこと」です。
リーダー会や営業会議などの会議では紙資料を使って進行することをやめました。全てPC上の資料を画面で表示させ、視覚化し共有。資料の印刷の手間はもちろん、資料が紛失することもなくなりました。また、会議室では無線対応で誰でもすぐにプレゼンテーションできるシステムを採用。
決裁書類もオンラインで決裁できるようにカスタマイズし、今ではハンコが必要な業務も少なくなりました。
オフィスでペーパーレスを採用するメリット・デメリット
ペーパーレス化の採用には、メリットだけでなくデメリットも存在します。双方のポイントを確認してみましょう。
■メリット
- 印刷コストの削減
第一のメリットとして挙げられるのは、何といってもコストの問題です。
レーザープリンターを使用して印刷する場合、モノクロで一枚1～4円ほど、カラーになれば1枚10円前後のコストがかかります。数枚であれば大したコストにはなりませんが、何百人もの社員分の資料を印刷するとなれば、月にして数十万円、年間数百万円もの経費がかかってしまいます。
ペーパーレス化によってそのコストがほぼ丸ごと削減できるというのは、企業にとって非常に大きいことではないでしょうか。
- 情報検索の利便性が向上
次に、仕事の効率化という面で大きいメリットが「情報検索の利便性の向上」です。電子データであれば、その時必要な情報を瞬時に検索・共有することが可能なので、過去の資料の束から必要なものを探したりという手間もなくなります。
- セキュリティ対策になる
紙の場合、厳重に管理をしていても、紛失・盗難といったリスクの可能性はどうしても付きまといます。電子データであれば、ログイン管理やアクセス制限機能によって安全に管理することができ、重要書類のセキュリティ対策も万全に行えます。
- オフィスが整然とする
見た目に顕著なのが「オフィスが整然とする」ことです。膨大な紙が積みあがった光景なども見られなくなり、余計なものがなくスッキリと整った環境では、仕事への集中力アップも期待できます。
- 劣化せず、保管スペースも必要なくなる
経年劣化の心配がある紙に対して、電子データではバックアップさえしっかりと取っておけばそうしたことは起きません。大事な資料が数年後に読めなくなっていた…ということはありません。
また、紙の資料の場合、印刷コストと並んで保管スペースの問題にも悩まされますが、ペーパーレス化によってそれも解消されます。
■デメリット
- すべての書類をデータ化できるわけではない
ペーパーレス化のメリットを多数挙げましたが、オフィスに1枚も紙がない状態にすることは現状では難しいと言えます。すべての書類をデータ化できるわけではないため、弊社でも紙の書類を利用することは未だにあります。
- メモのしやすさなどは紙よりも利便性が劣る
タブレットやスマートフォンがこれだけ普及している現在でも、紙のメモ帳を使い続ける人は少なくありません。咄嗟のメモのしやすさという面では、タブレット端末はどうしても紙には劣ると言わざるを得ないでしょう。
- 閲覧するデバイスによっては、見やすさが紙に劣る場合も
図や表を用いた資料の場合は特に顕著ですが、閲覧するデバイスによって見やすさが紙に劣る場合もあります。その都度画面を操作して拡大する手間を考えると、やはり視認性は紙が勝ります。
ペーパーレス化を推進するための具体的な取り組み
■ペーパーレス化のメリットを繰り返し啓蒙
オフィスのペーパーレス化を推進するために大切なのは、ペーパーレス化のメリットの多さを繰り返し啓蒙することです。ペーパーレス化を重要なミッションとして明確に掲げ、経営者自らがペーパーレスを実践し、その有用性を証明すること。それによって従業員の意識を改革していきましょう。
■まずはタブレットの導入から始めてみる
手軽に始められる施策として、タブレットPCの導入はいかがでしょうか？資料の共有や閲覧に非常に適したデジタルデバイスですし、取り扱いも簡単。営業担当者は大量の資料を鞄に詰め込む必要がなくなります。内勤の場合も、デスク上やキャビネット内に溢れかえった紙の資料を探す手間がなくなります。
■ICT（情報通信技術）を積極的に導入
タブレットPCの導入もICT（情報通信技術）の一環ではありますが、それ以外にもタイムカードの電子化やTV会議システムの導入など、ペーパーレスに寄与するツールは多く存在します。弊社でも、決裁書類のオンライン決裁システムを導入しており、ペーパーレス化に一役買っています。
まとめ
ペーパーレス化は印刷コストの削減や情報検索・共有の高速化、セキュリティ強化など、多くのメリットを企業にもたらす施策です。まずは経営者が主導となって、無理なくできる範囲から、ペーパーレス化を進めていきましょう。
