変わるオフィスコミュニケーション。必要な機能は？

2021年7月26日オフィス内装・空間

職場のコミュニケーションを改善することが働き方改革に繋がる理由

新型コロナウイルスの蔓延をきっかけにして、私たちの社会は大きく変化を迫られています。それに応じて、企業が生む業務の価値も変化せざるを得なくなってきました。結果としてオフィスでのコミュニケーションも、今までにない新しい形が模索されています。

そんな現在のオフィスコミュニケーション事情に迫ってみました。

新型コロナウイルスの影響により、日本だけでなく世界中で、大きく人の生活様式や仕事の仕方に変化がありました。オフィス内でのコミュニケーションも大きく変わってきています。

リモートワークも増えてきており、オンラインでのコミュニケーションとリアルでのコミュニケーションをどのように行うのか、どうやってコミュニケーション格差をなくすのかは非常に難しい問題です。

社員間のコミュニケーション不足は多くの企業で課題となっており、とくにリモートワークの社員とそうでない社員とのコミュニケーションの不足は深刻です。

新型コロナウイルスはリモートワークの普及だけでなく、仕事・企業にとって必要なコミュニケーションは何かと考え直すきっかけとなりました。

リモートワークではコミュニケーションがとれないということで、オフィスに出社できる体制を整えようと考える企業もあれば、出社せずとも業務が問題なく回るので、オフィスにわざわざ出てきて行うコミュニケーションにはどういったものが必要で、どういった価値を生む必要があるのかを改めて考える企業が増えました。

例えば、ブレインストーミングなどの複数の人間によってアイデアを膨らませ、飛躍的なクリエイティビティを生み出すような業務は、やはり対面で行いたいなど、企業や部署ごとに求めるものは異なります。

これまで社員間のコミュニケーションは、とりあえず増やしておけば効果があるはずと、大雑把に考えてしまいがちでした。しかし、アフターコロナの世界では、社員間のコミュニケーションは、より細かく意図をもって取り組む必要があります。

また一方、アウトソーシングの普及などで、企業運営の形も多様化してきているという状況があります。

例えば、飲料メーカーと一般的に見えても、飲料の製造・流通はアウトソーシングしてしまい、コアな業務として行うのはほとんどマーケティング業務のみという企業もあります。

改めて自社のコア業務とはなにか、どこまで自社が行うのか、という考え方の価値観も大きく変化してきており、その業務に対して必要なコミュニケーション自体も、経営者が意図をもってデザインしていかなくてはならない。そういった時代になってきています。

そのような状況で、あえてオフィスを構えるのであれば、まずは社員間のコミュニケーションを生む場としてのオフィスの機能を重視する必要があるでしょう。

これからの時代のオフィスレイアウトは、オフィスを「コミュニケーションを生む場」と考え、コミュニケーションが生まれるシチュエーションや仕掛けを数多く用意することか始まると考えます。

・フリーアドレススペース

オフィススペースに固定席を設けないフリーアドレス制を導入することで、自由に席を選択できるため、様々な部門の社員とも接することができます。

・オープン会議スペース

予約不要で必要な時にすぐに打ち合わせができるオープンな会議スペースを設けることで、打ち合わせを行う機会を増やすことができます。

・立ち話スペース

小さなハイテーブルだけを置いておくなど、ちょっとした雑談や打ち合わせが立ち話でできるようにすることで、気軽なコミュニケーションを生み出すことができます。

・カフェスペース

ランチやコーヒーブレイクしながら交流することができるスペースを設けることで、カジュアルなコミュニケーションを促進できます。

このようにコミュニケーションしやすいスペースをオフィスレイアウトに取り入れ、実際にどういったコミュニケーションが社員から生まれるのか観察し、場をチューニングして行くのが重要です。

自社のコア業務を絞り込み、必要な社員間コミュニケーションを決め、オフィスをリデザインすることができれば理想的ですが、変化の少ない業界ならともかく変化の激しい業界の場合は、何が意図した効果を生むのか予測するのは困難です。

専門家もまじえてじっくりと自社のあり方を再定義し、それに向かってコミュニケーションのあり方・オフィスのかたちを考えていく必要があるでしょう。

今後も社員間コミュニケーションやオフィスもあり方も試行錯誤が続くと思われますが、恐れずチャレンジする企業こそが、これからの社会で一歩リードする企業となっていくのではないでしょうか。