フリーアドレスの成否は運用ルールが決める

2021年3月1日フリーアドレス

新型コロナウィルスの影響で、リモートワークを検討する企業が増えています。

リモートワークには通勤時間の削減や、介護やパートナーの転勤などによる退職の防止、モチベーションの向上などのメリットがあります。一方で、オフィスで仕事をすることによるメリットも改めて見えてきたように思われます。

もっとも大きな要素としては、オフィスで顔を合わせることで得られる熱量の問題が挙げられます。オンラインでのプレゼンや営業では、どうしても熱量が通じず仕事がとりにくいということで、ストレスを感じている人も多いのではないでしょうか。

またリモートワークではどうしても会話が少なくなり、対話による気づきが得られないのもデメリットだと言えるでしょう。

そのため、リモートワークと出社を、いかに有効的に組み合わせるか？が課題となっていますが、その答えの一つとして、オフィスのフリーアドレス化を検討する企業が増えています。

改めて、その効果が注目されているフリーアドレスですが、導入すれば必ず成功するかというとそうではありません。

成功、失敗の要因はいくつか考えられますが、事前に導入の目的を共有し、しっかりと運用ルールを決めておくことが成否の大きなポイントとなります。

導入目的に関しては、単純に経費削減のためだけではなく、従業員のメリットもしっかりと共有する必要があります。その上で、これまで紙で保存していた資料の電子データ化や、毎日同じ席に座らないようにするルールづくりなどを進めるのが良いでしょう。

導入においてメリットが多くあるフリーアドレスですが、当然のことながら課題・デメリットもあります。

・新人の教育が進まない

・部署内で簡単に相談できない

・作業に集中できない

・電話の取次が難しい

・社員がどこにいるかわからない

などがその一例です。

しかし、これらの問題は運用ルールの周知徹底のほか、オフィスレイアウトの工夫やシステムの導入などによって、事前に対処することが可能です。

いくつかの例をご紹介します。

フリーアドレス導入時の課題としてよく言われるのが、新人の教育が難しいというものです。

新人にとって、ちょっとした時に雰囲気をうかがいながら、声をかけて質問できる環境は非常に重要です。フリーアドレスを導入しても、新人とメンターは必ずセットで座るなどのルールの設定がおすすめです。

昨今は、毎朝自動で自分の座席を抽選で決めてくれるシステムもありますが、このような例外にも対応できるシステムがほとんどですので、活用するのもおすすめです。

またフリーアドレスの課題としてよく挙げられるのが、周囲の会話や電話の声が気になって集中出来ないといった声です。他部署の人間との対話を増やし、イノベーションを起こす可能性を高めることがフリーアドレスの最大の目的ですが、それによって作業効率が落ちてしまっては意味がありません。

フリーアドレスを導入する場合は、オフィス内のゾーニングも併せて行うのがおすすめです。

例えばショートMTG・オンラインMTG・電話推奨エリアといった、コミュニケーションをとることが目的のエリアと、集中作業を推奨するエリアとを分けて設定するだけで大幅に改善することができます。電源や２台目のディスプレイなど、より作業に集中しやすいハード環境を用意することも良いでしょう。

また自社オフィスをフリーアドレスにした際の運用ルールは、どうしても目に見えるオフィスの運用に目が行きがちですが、実はそれ以外の目に見えない運用ルールも重要な要素です。

例えば、同一部署内でもコミュニケーションがオンライン中心に移行するため、チャットなどのコミュニケーションツールの運用ルールが必要になります。

出社した際には、どこで仕事をするのか報告する、ビジネスチャットのシステムで勤怠管理や業務の進捗確認などを実施するなどのルールを事前に確立しておくことで、マネジメントの問題発生を防ぐことができます。

またファイル共有などのデータ運用ルールも、しっかりと設定されていないとすぐに必要なデータを見つけにくくなる、データが消えてしまうなど、生産性が下がる結果となってしまいますので注意が必要です。

ウィズコロナの社会は変化が激しく、社員の働き方やオフィスのあり方も常に変化対応が求められています。

そのような社会では、単純にリモートワーク・オフィスワークどちらかだけに振り切るのではなく、状況に応じた対応が求められます。そういった意味で自由度の高いフリーアドレスオフィスは、今後も注目されていくでしょう。