フリーアドレス座席問題。連絡時に必要な管理や抽選など出来るシステムは？
■導入が進むフリーアドレス、座席に関して2つ大きな課題
近年、働き方改革が叫ばれる中、オフィスでのフリーアドレスの導入が進んでいます。フリーアドレスは賃料などの経費削減、イノベーションの促進などのメリットや効果がありますが、フリーアドレスの導入が進む中、座席に関して大きく２つの課題が問題になっています。
■課題1 席が固定的になる
最初の課題は、フリーアドレスを導入したのにも関わらず、毎日同じ席に座ってしまい、席が固定化してしまうという問題です。
人は本来、変化を嫌う生き物ですから、ただ単に「席は自由にして良いですよ」と言うだけでは、毎朝違う席を選ぶのが面倒になり、自然といつもの場所に座ることになってしまうのです。
とくに、無線LANや電源、ロッカーなどのオフィス環境が、事前に準備できておらず、移動のたびに不便な思いをさせてしまった場合は、特にその傾向が顕著に現れることになってしまうようです。
■課題2 居場所がわからず、電話の取次や相談時に混乱する
２つ目の課題は、フリーアドレスにすることで、社員の居場所がわからなくなるという問題です。
電話や来客があった際、居場所がすぐにわからないようでは取次に時間がかかってしまい、お客様にもご迷惑をかけてしまいます。また、不在の場合の連絡も、従来なら机にメモを置いておけば席に戻った時に確実に伝わったものが、そうではなくなるため、新たな連絡方法を考えなくてはなりません。
また、クレーム対応など緊急のトラブルを抱えて上司に相談したい時なども、上司がすぐに捕まらないと、さらにトラブルを拡大させてしまうことにもつながりかねません。
フリーアドレスを導入して、各自の居場所がわからなくても、チームメールやグループチャットなどを導入することで、部署内の報連相が問題なく行える環境を作っておくことが重要でしょう。
■フリーアドレスの座席管理、抽選システム
そんな中、昨今のフリーアドレスの普及もあり、上記のような座席の課題を解決するシステムやアプリが登場しているのをご存知でしょうか。
主な利用の流れとしては、まず出社すると自分で座席を選択するか、抽選で座席が決定します。その日の気分で自由に席を決められるようにすることもできますし、抽選でランダムに席が割り振られるようにすることもできるシステムが多いようです。
システムを利用することの一番のメリットは、誰がどの座席に座っているのかがシステムを閲覧すれば誰にもわかるようになっていることです。
さらにシステムによっては、スケジューラと連携して各社員のスケジュールが誰でも把握できるようになっているほか、上司が離席した後に席に戻るとポップアップ通知が来るなど、さらに報連相がスムーズになる仕掛けが施されているものもあります。
ほかにも、相棒設定機能で新人と教育担当の席を常に隣に設定できたりと、フリーアドレスの座席の課題は、ほぼ解決できるように設計されています。
フリーアドレス導入にあたっては、ぜひこのような座席管理システムの導入も併せて検討してみてはいかがでしょうか。
■フリーアドレスの座席管理･抽選、座席表システムの紹介
【オフィスダーツ・クラウド】
オフィスダーツ・クラウドは、カルビーが導入し成功したことで有名です。
毎朝、出社時に座席抽選を行い、その日の業務目的に応じたタイプ別の席を選択できます。
カルビーでは、「ソロ席」「集中席」「コミュニケーション席」の３種類の席を用意して、午前は「ソロ席」、午後は「コミュニケーション席」という風に、最長5時間まで座席を自由に選ぶことができるようにしています。ポイントは丸一日同じ席にいることができないようにしているところで、荷物や資料の整理も効率的になり、他部署の人と話す機会も増えたようです。
また、管理画面で各自の席が誰でもわかるようになっているほか、チームメンバーを集めた座席選択も可能になっています。
【らくーざ】
座席抽選サービスのらくーざのポイントは、モバイル端末でもログインできる点。外出先から着席状況の閲覧ができるほか、抽選や検索も可能です。
また、今日の「気分」を３段階で表示できたり、全体へのメッセージ機能が付いているなど、社内コミュニケーションツールとしての機能が充実しているのも特徴です。
ほか、座席稼働率やユーザーの分析ができ、あまり使われていない座席を把握することでレイアウト変更の参考にすることができたり、「気分」の分析で社員のメンタルヘルスケアにもつなげることが可能です。
【Suwary（スワリー）】
Suwary（スワリー）は、オフィスのデスクをIoT化して働き方をサポート管理するアプリ。デスクの裏に薄型ビーコンを貼り、スマートフォンと連動させることで管理します。
社員はアプリから空いている座席を予約し、時間になったら机に着席、スマホを置くだけで自動チェックインします。退席時間になればプッシュ通知が送られ、席を移動します。
予約時間を過ぎてもチェックインがない場合は、自動的に予約がキャンセルされ空予約などの無駄も解消され、効率よく席を稼働させることが可能です。
【EZORIS】
EZORISの社内むけWEB座席表は、シンプルタイプ、抽選機能付き、オフィス入り口用スモール座席表などの様々なタイプのほか、顧客の要望に応じたカスタマイズに応じてくれる点がポイントです。
また社員同士でのポイント機能など、ちょっとした「ありがとう」を伝える仕組みがあり、社員のエンゲージメントの向上にもつなげることが可能です。
上記のようにさまざまなシステムがあります。フリーアドレスの座席問題解決にあたってぜひ参考にしてみてはいかがでしょうか。
