フリーアドレスを導入した際の会議室問題、原因と解決策

■フリーアドレスはメリット・デメリット双方ある

近年、働き方改革の一環として、フリーアドレスを導入するオフィスが増えています。単純にオフィスのスペースを削減し、コストカットするだけでなく、社内の組織や立場を超えたコミュニケーションを活性化させ、新しいアイデアを生むことが期待されています。それ以外にもフリーアドレスを導入することで、整理整頓の習慣が身につき、業務の効率化にも繋がっているようです。

良いところばかりに思えるフリーアドレスですが、実際にはデメリットももちろんあります。フリーアドレスのデメリットとしては、

• 部署への所属意識が弱まりがち
• どこにいるのかわからないので電話などの取次が不便
• 周囲の声が気になったり、会話が多くなることで作業に集中できない
• 守秘義務のある会議を開きにくい

などがあります。

とくに最後の会議室問題は、実際に個室を施工するとなると初期費用が膨大になってしまい、それが原因でフリーアドレスの導入に踏み切れないということも多いようです。これらのデメリットへしっかりと対策を行うことが、フリーアドレスの効果を伸ばすポイントとなるでしょう。

■フリーアドレスのスペースを確保することで、会議室が減る傾向がある

しかし、実際にフリーアドレスを導入した企業の例を見てみると、意外と会議室が足りなくなるということは少ないようです。逆に会議室が多くても、実際には会議室の空予約やキャンセル忘れなどによって、結局はうまく機能しない企業もあります。

導入企業の事例によると、自分たちの席とは別に会議をするためのオープンスペースを確保することで、大抵の会議は問題なく行えます。

会議室を利用する場合は、予約が何時からというのが決まっているため、どうしても会議の前後に無駄な待ち時間が発生してしまいがちです。

しかし、オープンスペースで会議を行う場合、思いついたらすぐに実施することが可能なために時間の有効利用にも繋がるのだそうです。

■会議室の予約を基本３０分単位とする

またフリーアドレス導入をきっかけにして、会議室の予約システム自体を変更することも効果的なようです。普通、会議は１時間で設定されることが多いですが、実際は30分で終わらせられる会議も会議室の予約が１時間だからというだけで、惰性で長くなってしまっている会議も多いのではないでしょうか。

思い切って、会議時間のデフォルト設定を30分とする運用ルールを定めるだけで、これまでの倍近い会議を行うことも可能となるでしょう。

■オープンで問題ない会議はフリースペースで行う

また、守秘義務のある会議や１on１ミーティングなどの個別面談だけ会議室で行い、特にオープンでも構わない会議はフリースペースで行うルールの設定も重要なポイントでしょう。

なんとなく会議は会議室で行うものと考えがちですが、実際やってみた声を集めると、思った以上に個室でなくてはならない会議は少ないそうです。オープンスペースの積極利用により、会議室の数は最小限で済むようになるはずです。

■外の会議室を利用する レンタル会議室などを利用する

どうしても個室でなくてはならない会議の場合、外のレンタル会議室なども多く利用されています。レンタル会議室ではホワイトボードにプロジェクター、音響、照明設備やパソコンなど、便利な設備や備品が揃っているため、社内の会議室を利用するより便利なことも多いです。

また最近ではカラオケボックスなど、会議室利用が可能なサービスも増えてきています。カラオケボックスは個室のためセキュリティ面でも安心なほか、ドリンクサービスや予約なしでも使えることが多いなどの利便性があり、自社のオフィスの近くにあれば、利用する価値も大きいのではないでしょうか。

■簡易的会議室ブースも販売されている

ほか最近では、「テレキューブ」というあとから設置できる会議室ブースが注目されています。個室のブースを設置する場合、施工から行うと大きな費用がかかりますが、これだとわずかなコストで導入が可能です。

【テレキューブとは】

https://www.yamagishi-p.co.jp/lscena/telecube/

テレキューブはまるで電話ボックスのように、社内のあらゆる場所に設置ができるワークブースです。中にはテーブルとイスが設置されている上、防音対策もしっかりとなされているので、会議の内容が外にもれることもありません。

WEB会議や電話の商談で利用する１人用タイプだけでなく、個別面談などに使える２人用、小グループでの会議用に複数人が入って利用できる４人用のサイズのテレキューブも続々登場しています。

簡単に動かすことが可能なので、オフィスのレイアウト変更にも簡単に対応ができます。

費用も買取ではなく1ヶ月、6ヶ月、12ヶ月の月額払いシステムもあるので、必要な時に必要な数だけ設置することができるのもメリットのひとつです。

このような新しいサービスも上手に活用して、フリーアドレス導入の不安をなくしていきましょう。